Οποιοδήποτε αντικείμενο αποθηκεύεται στο σύστημα Πάπυρος μπορεί να δρομολογηθεί σε χρήστες ή ομάδες χρηστών. Η διαδικασία δρομολόγησης μπορεί να ξεκινήσει από οποιοδήποτε υποσύστημα του Πάπυρου (φακέλους, αποτελέσματα αναζήτησης, έγγραφα ή υποθέσεις). Από το παράθυρο δρομολόγησης ο χρήστης επιλέγει σε ποιους χρήστες ή ομάδες απευθύνεται το έγγραφο, ορίζει προθεσμίες ενώ δηλώνει και ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν από τον παραλήπτη. Σε ένα τεχνολογικό περιβάλλον όπου η δικτύωση των υπολογιστών είναι η σημερινή πραγματικότητα και η επικοινωνία μεταξύ των χρηστών αποτελεί καθημερινή πρακτική, το σύστημα Πάπυρος Millennium III δε μπορούσε παρά να προσφέρει τη δυνατότητα ανταλλαγής εγγράφων μέσω μηχανισμών δρομολόγησης. Με την εγκατάσταση του server δρομολόγησης εγγράφων και του αντίστοιχου client αποκτάτε ένα ισχυρό σύνολο δυνατοτήτων για δρομολόγηση εγγράφων αλλά και προγραμματισμό των εργασιών της επιχείρησης. Επίσης ο χρήστης διαθέτει ένα ειδικό φάκελο εκκρεμοτήτων, ο οποίος ενημερώνεται με τα νέα έγγραφα ή υποθέσεις που έχουν δρομολογηθεί προς αυτόν. Για κάθε νέα άφιξη παράγεται και οπτική ειδοποίηση.
Δυνατότητες
Το σύστημα Πάπυρος Δρομολόγηση Εγγράφων αποτελεί μία συνολική λύση για την διακίνηση εγγράφων μεταξύ των χρηστών, μέσα από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Στις δυνατότητες του συστήματος περιλαμβάνονται:
Διακίνηση εγγράφων και υποθέσεων. Μπορούν να δρομολογούνται είτε μεμονωμένα έγγραφα είτε έγγραφα ομαδοποιημένα σε μία υπόθεση.
Σειριακή & παράλληλη δρομολόγηση. Έγγραφα και υποθέσεις δρομολογούνται σε χρήστες ή ομάδες σειριακά, δηλαδή στον ένα αφού ο προηγούμενος διεκπεραιώσει την εργασία του. Επίσης μπορούν να δρομολογούνται ταυτόχρονα σε περισσότερους χρήστες ή ομάδες χρηστών, ώστε όλοι ταυτόχρονα να λαμβάνουν γνώση της εργασίας. Μόνο ένας όμως μπορεί να δεσμεύσει την εργασία ώστε να τη διεκπεραιώσει.
Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών. Σε κάθε βήμα της διαδικασίας καθορίζονται οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν από τον επόμενο χειριστή, ώστε να διευκολύνεται αυτός στην εργασία του.
Προκαθορισμός χρόνου διεκπεραίωσης. Για κάθε βήμα της διαδικασίας ορίζονται προθεσμίες, μέσα στις οποίες πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία που αντιστοιχεί σε αυτό.
Σχόλια και οδηγίες. Σε κάθε βήμα οι χρήστες μπορούν να συμπληρώνουν σχόλια και οδηγίες για τους επόμενους χρήστες οι οποίοι θα χειρισθούν το έγγραφο ή την υπόθεση.
Ασφάλεια πρόσβασης. Το σύστημα Δρομολόγησης Εγγράφων ακολουθεί το σχήμα ασφάλειας του συστήματος Πάπυρος. Μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να δουν μία ροή εγγράφου, να δρομολογήσουν έγγραφο ή να διαχειρισθούν έγγραφα που συμμετέχουν σε μια ροή.
Ειδοποιήσεις. Για την αποδοτικότερη αξιοποίηση του χρόνου των χρηστών παρέχεται ένας φάκελος εκκρεμοτήτων, ο οποίος όταν δέχεται ένα νέο δρομολογημένο έγγραφο ή υπόθεση, παράγει οπτική ειδοποίηση.
Επισκόπηση της διαδρομής. Για κάθε έγγραφο ή υπόθεση που συμμετέχει σε μία ροή, χρήστες που διαθέτουν κατάλληλο δικαίωμα μπορούν να δουν την πλήρη διαδρομή που ακολούθησε αυτό, ποιοι χρήστες το επεξεργάσθηκαν, χρόνο παραλαβής και διεκπεραίωσης και τι ενέργειες έκανε ο καθένας.