Για την επικοινωνία του τελικού χρήστη με τις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων που παρέχουν οι servers, προσφέρεται μία σειρά client ενοτήτων, οι οποίες μπορούν να εγκαθίστανται ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε εγκατάστασης, αλλά και των επιμέρους χρηστών. Οι clients μπορούν να λειτουργήσουν σε οποιαδήποτε Microsoft Windows Client πλατφόρμα (Windows 98, Windows 2000, Windows XP). Μέσω του Πάπυρος@Web οι clients μπορούν να λειτουργήσουν μέσα από web browsers, δίνοντας τη δυνατότητα σε μετακινούμενους χρήστες να έχουν πρόσβαση στα επιχειρησιακά έγγραφα και διαδικασίες από οποιοδήποτε σημείο του κόσμου μέσω μιας απλής σύνδεσης στο Internet.
Οι client δυνατότητες συνοπτικά
Εισαγωγή εγγράφων
Η εφαρμογή εισαγωγής εγγράφων δημιουργεί το περιβάλλον για εισαγωγή στο σύστημα Πάπυρος πληροφορίας οποιασδήποτε μορφής από οποιαδήποτε πηγή. Μέσα από ένα κοινό περιβάλλον μπορείτε να εισάγετε:
Έγγραφα από σαρωτή πολλαπλών σελίδων.
Έγγραφα από ήδη υπάρχοντα αρχεία.
Ηλεκτρονικά έγγραφα.
Το σύστημα Εισαγωγής Εγγράφων εμφανίζει μπροστά σας τη δομή όλων των εγγράφων που πρόκειται να εισαχθούν, ώστε να μπορείτε να επιλέγετε ποια θα αποθηκευθούν οριστικά και να προσθέτετε ή να αφαιρείτε σελίδες. Υποστηρίζονται όλοι οι σαρωτές που διαθέτουν TWAIN ή ISIS drivers, έγχρωμοι, ασπρόμαυροι ή βαθμίδων του γκρι. Όλες οι ρυθμίσεις του σαρωτή μπορούν να γίνουν μέσα από το περιβάλλον της εφαρμογής εισαγωγής εγγράφων, ενώ διατίθενται ενσωματωμένα φίλτρα για τον καθαρισμό και τη διόρθωση κλίσης του εγγράφου. Σε συνδυασμό με την ενότητα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων που μπορείτε να προμηθευτείτε, είναι δυνατή σε ένα βήμα της επεξεργασίας η μετατροπή των εγγράφων σε μορφή εικόνας σε κείμενο.
Διαχείριση φακέλων
Η Διαχείριση φακέλων αποτελεί ένα εξαιρετικά σύγχρονο περιβάλλον εργασίας που απευθύνεται σε χρήστες με αυξημένες απαιτήσεις διαχείρισης εγγράφων και γενικότερα οργάνωσης και προγραμματισμού των εργασιών τους. Το περιβάλλον εργασίας της Διαχείρισης φακέλων ακολουθεί τα πρότυπα του Microsoft Outlook για μεγαλύτερη ευκολία στην εκμάθηση των λειτουργιών του και οικεία συμπεριφορά στη διαχείριση των πληροφοριών του. Με τη χρήση του περιβάλλοντος αυτού ο χρήστης έχει πρόσβαση στις εξής κατηγορίες φακέλων:
Βιβλιοθήκες και τη δομή φακέλων καθεμιάς.
Εικονικούς φακέλους συστήματος.
Συντομεύσεις φακέλων.
Δυναμικούς φακέλους.
Για την αρχειοθέτηση των εγγράφων μπορείτε να χρησιμοποιείτε πολλαπλές φόρμες αρχειοθέτησης, ανάλογα με το χρήστη ή το τμήμα της επιχείρησης που χρησιμοποιεί το έγγραφο. Ομάδες εγγράφων μπορούν να αρχειοθετούνται ιεραρχικά σε μία ευρύτερη δομή αρχειοθέτησης η οποία ονομάζεται Υπόθεση
Αναζητήσεις
Μέσα από το Περιβάλλον αναζήτησης πληροφοριών μπορείτε να ξεκινάτε σύνθετες αναζητήσεις εγγράφων. Οι αναζητήσεις γίνονται συμπληρώνοντας τα πεδία με τις τιμές που θέλετε να αναζητήσετε.
Το σύστημα Πάπυρος Millennium III υποστηρίζει τη δεικτοδότηση των εγγράφων που αρχειοθετεί, ώστε να είναι δυνατή η αναζήτησή τους με βάση λέξεις ή φράσεις του περιεχομένου τους. Απαραίτητο είναι να υπάρχει εγκατεστημένο ένα σύστημα δεικτοδότησης κειμένων, στο οποίο θα διαβιβάζονται τα έγγραφα του συστήματος Πάπυρος, ώστε να δεικτοδοτηθούν.
Περιβάλλον εμφάνισης εγγράφων εικόνας
Μέσα απ' το περιβάλλον αυτό σας παρέχονται όλα τα εργαλεία για να έχετε τόσο μία συνοπτική εικόνα του εγγράφου όσο και λεπτομερή εμφάνιση και του πιο δυσανάγνωστου σημείου. Μπορείτε να εμφανίζετε:
Πολυσέλιδα έγγραφα με απεριόριστο αριθμό σελίδων μέσω scanner.
Fax που λάβατε από το fax server που διαθέτετε.
Φωτογραφίες
Αρχεία εικόνας που βρίσκονται στο δίσκο του υπολογιστή σας, στο internet ή σε οποιοδήποτε άλλο ηλεκτρονικό αποθηκευτικό μέσο.
Για κάθε έγγραφο εμφανίζονται μικρογραφίες όλων των σελίδων, ώστε να μπορείτε εύκολα να πλοηγείσθε σε πολυσέλιδα έγγραφα.
Περιβάλλον εμφάνισης ηλεκτρονικών εγγράφων
Αδιάφορο εάν πρόκειται για έγγραφο Microsoft Word ή Excel, σελίδες html, σχέδια AutoCAD, χωρίς να έχετε εγκατεστημένη την εφαρμογή μπορείτε να το προβάλλετε και να το διαχειρισθείτε. Μπορείτε να αναζητάτε λέξεις ή φράσεις μέσα στο κείμενο, να μεταβάλλετε τη γραμματοσειρά και το μέγεθός της, όπως επίσης και τη μεγέθυνση του εγγράφου. Μία πολύ χρήσιμη δυνατότητα είναι αυτή της εξαγωγής του εγγράφου σε άλλη ηλεκτρονική μορφή, ώστε να μπορείτε να το επεξεργασθείτε με την εφαρμογή που προτιμάτε. Μέσα από το ίδιο περιβάλλον μπορείτε να αρχειοθετείτε το έγγραφό σας, χρησιμοποιώντας τις φόρμες αρχειοθέτησης εγγράφων που έχετε δημιουργήσει και εγκαταστήσει.
Ανάπτυξη εφαρμογών
Το σύστημα Πάπυρος Millennium III σχεδιάσθηκε με έμφαση στις δυνατότητες προσαρμογής και ανάπτυξης εξειδικευμένων εφαρμογών σε κάθε εγκατάσταση, ώστε να επιτυγχάνεται η βέλτιστη απόδοση της τεχνολογίας διαχείρισης εγγράφων. Όσον αφορά τις δυνατότητες ανάπτυξης προσαρμοσμένων εφαρμογών, προσφέρονται τόσο ένα εργαλείο γραφικής ανάπτυξης οντοτήτων αρχειοθέτησης όσο και Application Programming Interface για τον προγραμματισμό του συστήματος Πάπυρος μέσα από τρίτα εργαλεία ανάπτυξης.
Διαχείριση fax και e-mail
Για την αυτοματοποίηση λήψης και αρχειοθέτησης εγγράφων μέσω fax και e-mail servers το σύστημα Πάπυρος Millennium III προσφέρει μία νέα ενότητα, από την οποία ο χρήστης μπορεί να χειρίζεται την αποστολή και λήψη πληροφοριών. Η συγκεκριμένη ενότητα αναπτύχθηκε ώστε να προσφέρει περιβάλλον εργασίας αντίστοιχο με εκείνο του Microsoft Outlook, ώστε ο χρήστης που το χρησιμοποιεί σαν mail ή fax client να προσαρμόζεται εύκολα στη λειτουργία του. Η λειτουργική ενότητα Διαχείριση e-mail και fax προσφέρει πρόσβαση σε τρεις διαφορετικές λειτουργίες:
Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Διαχείριση fax.
Αναφορές κίνησης του συστήματος.
Σύστημα Ασφάλειας & Επίβλεψης
Η εφαρμογή επίβλεψης και ασφάλειας αποτελεί για το σύστημα Πάπυρος Millennium III το μοναδικό σημείο διαχείρισης των παραμέτρων ασφάλειας. Μέσα από το περιβάλλον ο διαχειριστής του συστήματος:
Ορίζει και διαχειρίζεται χρήστες και ομάδες.
Καθορίζει την πολιτική ασφάλειας και αποδίδει δικαιώματα.
Ορίζει παραμέτρους ασφάλειας των servers και των αντίστοιχων αποθηκευτικών μονάδων.