Για να διεκπεραιώνονται προκαθορισμένες ροές εργασίας, προσφέρεται η ενότητα Πάπυρος Διευθέτηση Ροής Εργασιών, για την αυτοματοποιημένη διαχείριση επαναλαμβανόμενων πρότυπων εργασιών. Το σύστημα Πάπυρος Διευθέτηση Ροής Εργασιών δημιουργεί ένα περιβάλλον για τον ορισμό επιχειρησιακών ροών, το οποίο βασίζεται στη δημιουργία βημάτων και τον καθορισμό των συνθηκών μετάβασης της διαδικασίας από βήμα σε βήμα. Αρχιτεκτονικά το σύστημα υλοποιεί τρεις λειτουργικές ενότητες για:
Σχεδιασμό επιχειρησιακών ροών εργασίας.
Εκτέλεση προγραμματισμένης ροής.
Παρακολούθηση διεκπεραίωσης ροής.
Σχεδίαση επιχειρησιακών διαδικασιών
Το σύστημα Πάπυρος Millennium III παρέχει εργαλείο γραφικής αναπαράστασης επιχειρησιακών διαδικασιών. Κάθε διαδικασία αποτελείται από βήματα και συνδέσμους μεταξύ των βημάτων. Η ενότητα αυτή χρησιμοποιείται από τους σχεδιαστές της ροής των εργασιών. Προσφέρει έναν εποπτικό και γρήγορο τρόπο ορισμού διαδικασιών, στον οποίο μπορεί να ενσωματωθεί και η λογική της επιχειρησιακής διαδικασίας μέσω μηχανισμών δρομολόγησης διαδικασιών ανάλογα με τις συνθήκες που ισχύουν κατά την ολοκλήρωση ενός βήματος (conditions). Για τον προγραμματισμό μιας επιχειρησιακής ροής προσφέρεται ένας οδηγός, ο οποίος καθοδηγεί το σχεδιαστή της ροής στο να ορίσει όλες τις παραμέτρους εκτέλεσης κάθε βήματος. Η σχεδίαση γίνεται με τη χρήση ειδικής εργαλειοθήκης, όπου υπάρχουν διαθέσιμα όλα τα απαραίτητα στοιχεία που θα συνθέσουν μία ροή.
Εκτέλεση διαδικασιών
Με τη χρήση του συστήματος Πάπυρος Διευθέτηση Ροής Εργασιών μπορεί να δημιουργηθεί μία κεντρική βιβλιοθήκη πλαισίων εκτέλεσης επιχειρησιακών διαδικασιών. Οι διαδικασίες αποθηκεύονται σε έναν κεντρικό χώρο αποθήκευσης απ' όπου και ενεργοποιούνται αυτόματα (βάσει συνθηκών) ή κατ' επιλογή του χρήστη. Ο χρήστης του συστήματος μπορεί να επιλέξει ποια από τις διαδικασίες θα ξεκινήσει. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα αυτόματης εκκίνησης μιας διαδικασίας ανάλογα με το αν πληρείτε κάποια συνθήκη (για παράδειγμα άφιξη ενός νέου πρωτοκολλημένου εγγράφου). Αυτόματα τότε έγγραφα και υποθέσεις δρομολογούνται με τη σειρά που έχει καθορισθεί στους χρήστες που έχουν προγραμματισθεί να διεκπεραιώνουν εργασίες του συγκεκριμένου τύπου.
Παρακολούθηση διεκπεραίωσης ροής
Ο επιβλέπων μιας εργασίας έχει στη διάθεσή του ένα σύνολο εργαλείων για την παρακολούθηση οποιασδήποτε ροής διαχειρίζεται το σύστημα. Μεταξύ άλλων μπορεί να παρακολουθεί:
Το στάδιο στο οποίο βρίσκεται κάθε υπόθεση και ο βαθμός ολοκλήρωσής της.
Τήρηση ή παραβίαση των χρονικών περιθωρίων που έχουν τεθεί.
Ρυθμό διεκπεραίωσης υποθέσεων από τους εργαζομένους.
Στατιστικές πληροφορίες (π.χ. μέσο χρόνο διεκπεραίωσης υποθέσεων), οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν και σε μεταβολή της ροής κάποιων υποθέσεων.