Σε ένα τεχνολογικό περιβάλλον όπου η δικτύωση των υπολογιστών είναι η σημερινή πραγματικότητα και η επικοινωνία μεταξύ των χρηστών αποτελεί καθημερινή πρακτική, το σύστημα Πάπυρος Millennium III δε μπορούσε παρά να προσφέρει τη δυνατότητα ανταλλαγής εγγραφων μέσω μηχανισμών δρομολόγησης. Με την εγκατάσταση του server δρομολόγησης εγγράφων και του αντίστοιχου client αποκτάτε ένα ισχυρό σύνολο δυνατοτήτων για δρομολόγηση εγγράφων αλλά και προγραμματισμό των εργασιών της επιχείρησης.
Πάπυρος Διευθέτηση Ροής Εργασιών
Για να αντιμετωπίζονται επαναλαμβανόμενες διαδικασίες διακίνησης εγγράφων και προκαθορισμένες ροές εργασίας (διευθέτηση ροής εργασιών - workflow), προσφέρεται το σύστημα Πάπυρος Διευθέτηση Ροής Εργασιών. Το σύστημα αυτό δημιουργεί ένα περιβάλλον για τον ορισμό σεναρίων δρομολόγησης εγγράφων, το οποίο βασίζεται στη δημιουργία βημάτων και τον καθορισμό των συνθηκών μετάβασης της διαδικασίας από βήμα σε βήμα. Για κάθε βήμα της διαδικασίας μπορούν να ορίζονται:
Χρήστης, χρήστες ή ομάδες οι οποίες διεκπεραιώνουν ένα βήμα.
Προθεσμίες για τη διεκπεραίωση του βήματος.
Ενέργειες που πρέπει να διεκπεραιώνονται σε κάθε βήμα.
Συνθήκες βάσει των οποίων η διαδικασία μεταβιβάζεται σε επόμενο ή προηγούμενο βήμα.
Κάθε διαδικασία χαρακτηρίζεται από τις εξής παραμέτρους:
Το όνομα της διαδικασίας.
Τα βήματα που την απαρτίζουν.
Τους τύπους εγγράφων τους οποίους αφορά.
Αυτό σημαίνει ότι μία διαδικασία προσφέρει τη δυνατότητα να χρησιμοποιείται για ορισμένους και μόνο τύπους εγγράφων και υποθέσεων.
Τους χρήστες που μπορούν να την ενεργοποιήσουν.
Πάπυρος Δρομολόγηση Εγγράφων
Το σύστημα Πάπυρος Millennium III προσφέρει τη δυνατότητα ανταλλαγής εγγράφων μέσω μηχανισμών ad-hoc δρομολόγησης, με χρήση του Server Διευθέτησης Ροής Εργασιών και της αντίστοιχης client ενότητας. Προσφέρεται ένα ισχυρό σύνολο δυνατοτήτων για δρομολόγηση εγγράφων αλλά και προγραμματισμό των διαδικασιών της επιχείρησης. Οποιοδήποτε έγγραφο ή πληροφορία αποθηκεύεται στο σύστημα Πάπυρος μπορεί να δρομολογηθεί σε χρήστες ή ομάδες χρηστών. Η διαδικασία δρομολόγησης μπορεί να ξεκινήσει από οποιοδήποτε υποσύστημα του Πάπυρος Millennium III (φακέλους, αποτελέσματα αναζήτησης, έγγραφα ή υποθέσεις).
Από το παράθυρο δρομολόγησης ο χρήστης επιλέγει σε ποιους χρήστες ή ομάδες απευθύνεται το έγγραφο, ορίζει προθεσμίες ενώ δηλώνει και ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν από τον παραλήπτη.
Επίσης ο χρήστης διαθέτει ένα ειδικό φάκελο εκκρεμοτήτων, ο οποίος ενημερώνεται με τα νέα έγγραφα ή υποθέσεις έχουν δρομολογηθεί. Για κάθε νέα άφιξη παράγεται και οπτική ειδοποίηση.
