Με την εγκατάσταση και χρήση του Server Διευθέτησης Ροής Εργασιών το σύστημα Πάπυρος Millennium III επεκτείνεται ώστε να προσφέρει ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον για τη διαχείριση προγραμματισμένων επιχειρησιακών ροών αλλά και την ad-hoc δρομολόγηση των πληροφοριών και εργασιών στους χρήστες του. Κάθε έγγραφο που εισάγεται στο σύστημα Πάπυρος μπορεί να δρομολογείται σε έναν ή περισσότερους ταυτόχρονα χρήστες ή ομάδες χρηστών. Για κάθε ροή μπορούν να ορισθούν η προθεσμία στην οποία αναμένεται απάντηση, οι ενέργειες που πρέπει να διεκπεραιωθούν καθώς και σχετικές αποφάσεις και επόμενες διαδρομές. Για τη διακίνηση των εγγράφων με το Server Διευθέτησης Ροής Εργασιών χρησιμοποιούνται εγγραφές στη σχεσιακή βάση δεδομένων του συστήματος Πάπυρος Millennium III. Ο Server Διευθέτησης Ροής Εργασιών τηρεί λεπτομερείς εγγραφές για όλες τις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται, αποστέλλει ειδοποιήσεις για νέες αναθέσεις, παρακολουθεί την τήρηση προθεσμιών και ελέγχει τα δικαιώματα του κάθε χρήστη για τη διεκπεραίωση του βήματος που του έχει ανατεθεί.
Πληροφορίες δρομολόγησης
Ο Server Διευθέτησης Ροής Εργασιών τηρεί για κάθε ανάθεση εργασίας όλα τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την παρακολούθηση της διεκπεραίωσης της. Αναλυτικά:
Ημερομηνία και ώρα που στάλθηκε από τον προηγούμενο χρήστη.
Ημερομηνία και ώρα που παραλήφθηκε.
Την κατάσταση της εργασίας (σε εξέλιξη, διεκπεραιωμένη, δεσμευμένη).
Προθεσμία διεκπεραίωσης του βήματος.
Χρήστη που την απέστειλε.
Συντονισμός διεκπεραίωσης
Για τον έλεγχο της διεκπεραίωσης ενός βήματος σε περιπτώσεις πολλαπλών εναλλακτικών αναθέσεων, ο χρήστης που θα το διεκπεραιώσει δεσμεύει την εργασία, οπότε αυτή δεν είναι ενεργή στους άλλους χρήστες στους οποίους πιθανόν ανατέθηκε.
Ασφάλεια
Ο Server Διευθέτησης Ροής Εργασιών αναλαμβάνει τη διαχείριση της πρόσβασης των χρηστών στις λειτουργίες δρομολόγησης επιχειρησιακών διαδικασιών. Ο χρήστης μπορεί να διαχειρισθεί μία εργασία που του ανατέθηκε βάσει των ακόλουθων δικαιωμάτων:
Δέσμευση εργασίας προς διεκπεραίωση.
Αποδέσμευση εργασίας ώστε να είναι διαθέσιμη σε άλλους χρήστες.